Yhdistysneuvoja
— yhdistystoimijan paras kaveri —

Toiminnantarkastajana toimiminen

Yhdistyksen kevätkokous lähestyy ja toiminnantarkastus pitäisi tehdä. Mitä minä nyt teen, saatat kysyä. Yhdistyslaista ei ole juurikaan apua (38 a § 4 mom):

Toiminnantarkastajan on tarkastettava yhdistyksen talous ja hallinto yhdistyksen toiminnan edellyttämässä laajuudessa sekä annettava tarkastuksestaan kirjallinen toiminnantarkastuskertomus tilinpäätöksestä päättävälle yhdistyksen tai valtuutettujen kokoukselle. Jos tarkastuksessa on ilmennyt, että yhdistykselle on aiheutunut vahinkoa tai tätä lakia tai sääntöjä on rikottu, siitä on mainittava tarkastuskertomuksessa.

Mitä tarkoittaa "toiminnan edellyttämässä laajuudessa"?

Selvää on, että pöytälaatikossa pölyttyvää yhdistystä ei ole tarpeen tarkastaa yhtä tarkasti kuin satojen tuhansien eurojen budjetilla aktiivisesti toimivaa yhdistystä. Tämä itsestäänselvyys ei kuitenkaan auta, kun edessä on konkreettinen tarkastettava yhdistys.

Mihin kiinnittää huomiota?

Nähdäkseni olennaista on muistaa tarkastuksen tarkoitus: toiminnantarkastaja näkee paremmin yhdistyksen hallintoon kuin yhdistyksen tavallinen jäsen. Toiminnantarkastajan tehtävänä on löytää ja ilmoittaa puutteet ja väärinkäytökset, jotka antavat aihetta yhdistyksen kokouksen toimenpiteisiin, esimerkiksi vahingonkorvauskanteen nostamiseen, rikosilmoituksen tekemiseen taikka hallituksen erottamiseen.

Jos siis yhdistyksen hallitus tai toimihenkilö on aiheuttanut yhdistykselle olennaista vahinkoa, yhdistyksen toiminnantarkastajan tulee se löytää. Toiminnantarkastajana sinun tulee tutustua yhdistyksen hallintoon ja toimintaan niin, että löydät pahimmat riskipaikat: missä vahinkoa voisi syntyä? Ja nämä riskialttiit paikat sinun pitää tarkastaa huolella.

Tyypilliset pienen yhdistyksen riskit liittyvät huolimattomaan varainhoitoon. Tuloja saattaa olla jäänyt laskuttamatta, aiempia laskuja jäänyt valvomatta, menoja jäänyt maksamatta. Käteiskassan käsittely saattaa olla huolimatonta, mikä voi helposti aiheuttaa satojen eurojen vahingon, kun rahat sekoittuvat kassanhoitajan omiin varoihin eikä huolellista kassakirjaa ole pidetty.

Aina on syytä pitää silmät auki väärinkäytöstenkin varalta. Eihän yhdistystä ole pistetty maksamaan jonkun yksityismenoja? Eihän hallitus ole törsännyt yhdistyksen rahoja omiin hupeihinsa ilman asianmukaista perustetta? Eihän kukaan ole "lainannut" yhdistykseltä rahaa omin lupinensa?

Vahinkojen ja riskien etsimisen lisäksi toiminnantarkastajan tulee valvoa yhdistyksen toiminnan lainmukaisuutta. Tämä tarkoittaa, että toiminnantarkastajan tulee huomata yhdistyslain ja yhdistyksen sääntöjen olennaiset rikkomukset. Onhan yhdistyksen kirjanpito asianmukaisesti järjestetty? Pidetäänkö hallituksen kokouksista pöytäkirjaa? Onko yhdistyksellä lain vaatima jäsenluettelo, ja hoidetaanko sitä asianmukaisesti? Eihän yhdistys tee asioita, jotka sen säännöt kieltävät?

Kannattaa myös etsiä riskialttiita toimintatapoja, jotka eivät ole vielä aiheuttaneet vahinkoa. Eihän yhdistyksen varainhoidossa ole vaarallisia työyhdistelmiä (laskujen hyväksyntää, laskujen maksua ja kirjanpidon hoitamista ei tule jättää saman ihmisen tehtäväksi)? Onhan yhdistyksen tietosuoja-asiat kunnossa (jokaisella yhdistyksellä on henkilörekistereitä, ja yhdistyksen tulee voida osoittaa noudattavansa niiden kanssa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja Suomen tietosuojalakia)?

Perustarkastuksen sisältö

Toimiessani toiminnantarkastajana pienessä yhdistykessä pyydän yleensä nähtäväkseni seuraavat asiakirjat:

Tilinpäätöksestä katson aina, että ymmärrän, mitä siellä sanotaan. Tarkistan, että perusasiat ovat kunnossa: taseen vastattavaa ja vastaavaa -loppusummat ovat samat ja tuloslaskelman loppusumma on sama kuin taseen vastattavaa-puolelta löytyvä tilikauden ylijäämä. Kirjanpidosta luen yleensä sekä päiväkirjan että pääkirjan läpi. Päiväkirjasta katson, että kirjaukset ovat kahdenkertaisia, että debet ja kredit ovat tasapainossa ja että tapahtumien selitteet näyttäisivät liittyvän yhdistyksen toimintaan (eikä kirjanpidossa ole ihmisten yksityiskuluja). Pääkirjasta katson, että tileillä ei näyttäisi olevan virhekirjauksia. Tositeaineiston selaan läpi ja vertaan pistokoemaisesti kirjauksia tositteisiin. Yleensä en vertaa jokaista tilinpäätöksen erää pääkirjaan taikka laske summia uudestaan, jos virheet eivät ole ilmeisiä eikä epäilys virheestä muutenkaan tule esille. Jos jokin kiinnittää huomioni, tarkastan sen tarkemmin.

Pöytäkirjat luen läpi katsoakseni, onko niissä mitään silmille hyppäävää outoa. Katson, onko syytä olettaa, että hallitus on toiminut yhdistyksen kokousten linjan mukaisesti. Lisäksi yleensä katson, että pöytäkirjoissa on niihin kuuluvat asiat: esim. keväällä edellisen tilinpäätöksen käsittelyä, syksyllä seuraavan vuoden valmistelua, ja pitkin vuotta tekemisen suunnittelua. Yleensä myös etsin mainintoja uusien jäsenten hyväksymisestä.

Jäsenluettelosta katson, noudattaako se lain vaatimusta nimen ja kotipaikan mainitsemisesta. Etsin myös merkkejä siitä, että ihmisten lisääminen ja poistaminen on tapahtunut asianmukaisesti, siis pöytäkirjatuilla päätöksillä. Yksi virhe, jota yleensä etsin, on rakentaa jäsenluettelo joka vuosi uudestaan jäsenmaksutietojen perusteella.

Raportointi

Toiminnantarkastajan kertomus yhdistyksen kokoukselle on hyvin lakoninen. Toiminnantarkastaja ei ole tilintarkastaja, eikä kertomukseen tule ottaa mallia tilintarkastajan kertomuksista. Suosittelen hyvin yksinkertaista peruskertomusta tilanteisiin, joissa olennasia virheitä ei löydy:

TOIMINNANTARKASTUSKERTOMUS
[Yhdistys] ry:n jäsenille

Olen tarkastanut [Yhdistys] ry:n (jatkossa yhdistys) talouden ja hallinnon vuodelta [20xx] yhdistyksen toiminnan edellyttämässä laajuudessa yhdistyslain 38 a §:n tarkoittamana toiminnantarkastajana. Tarkastuksen tarkoituksena on selvittää, onko yhdistyksen toiminnassa noudatettu yhdistyslakia ja sen sääntöjä sekä onko yhdistykselle aiheutettu vahinkoa.

Tarkastuksessa ei ole ilmennyt mitään sellaista, josta olisi yhdistyslain 38 a §:n mukaisesti tässä kertomuksessa mainittava.

[paikka ja aika, allekirjoitus]

Toiminnantarkastajalta ei vaadita merkinnän tekemistä tilinpäätökseen. Suosittelen, ettei sitä tehdä.

Jos toiminnantarkastajana havaitset vakavia virheitä tai väärinkäytöksiä, niistä on toki mainittava kertomuksessa. Mitättömistä pilkunviilausvirheistä ei ole syytä sanoa mitään. Hyvä muistisääntö on, että kertomuksessa tulee kertoa kaikki sellainen, joka saattaa vaikuttaa yhdistyksen kokouksen päätöksentekoon:

Toiminnantarkastajana olet kuitenkin salassapitovelvollinen. Et voi kertoa edes jäsenille sellaista asiaa, jota heillä ei ole oikeutta tietää. Tämän takia huomautukset toiminnantarkastuskertomuksessa on syytä pitää suppeina ja keskittyä niissä olennaiseen.

Vähäisemmistä epäkohdista ja riskeistä, jotka havaitset, voit kertoa suoraan hallitukselle.

Lopuksi

Joissakin yhdistyksissä saattaa olla sääntömääräyksiä, jotka lisäävät toiminnantarkastajan velvollisuuksia. Muista siis lukea säännöt läpi!

Jos sinulla on esimerkiksi toiminnantarkastukseen liittyvä pulma, voit pyytää yhdistysneuvojalta neuvoa.

Liity tiedotuslistalle!