Yhdistysneuvoja
— yhdistystoimijan paras kaveri —

Yhdistyskirjanpito

Tämä kirjoitus perustuu henkilökohtaisessa blogissani vuosina 2012–2016 julkaisemiini kirjoituksiin. Aiemmat linkit noihin kirjoituksiin osoittavat nyt tänne. Kirjoitusta on osittain uudistettu ja päivitetty tätä verkkopalvelua varten.

Johdanto

Yhdistys on lain nojalla kirjanpitovelvollinen kaikesta toiminnastaan. Kirjan­pito­velvolli­suuden laiminlyönti ja oleellisesti virheellinen toteut­taminen on rangaistavaa (teon vakavuudesta riippuen sakolla taikka enintään neljän vuoden vankeudella). Vastuu kirjanpidon järjestämisestä lain mukaisesti kuuluu yhdistyksen hallitukselle – vaikka se (kuten tavallisesti tehdään) delegoitaisiinkin taloudenhoitajalle taikka ostettaisiin tilitoimistolta, hallitus ei voi tällä tavalla pestä käsiään vastuusta.

Mistä sitten voi saada selville, mitä kirjanpitovelvollisuus pitää sisällään? Viralliset lähteet ovat kirjanpitolaki ja kirjanpitoasetus sekä kirjanpitolautakunnan yleisohjeet, lausunnot ja poikkeus­lupa­päätökset. Niiden ongelmana on, etteivät ne opeta, vaan ne määräävät – niiden ymmärtämiseksi on jo hallittava perusasiat. Ongelma on myös se, että virallislähteet on kirjoitettu liikeyrityksen kirjanpidon ja tilinpäätöksen kannalta, ja aatteelisen yhdistyksen näkökulma jää usein (joskaan ei aina) rivien välistä pääteltäväksi. Perusasioita voi opiskella kaupallisten alojen oppikirjoista, joita löytyy sekä kirjakaupoista että kirjastoista – mutta nekin on yleensä kirjoitettu yritystoiminnan näkökulmasta.

Kirjoitan tässä artikkelissa pienen yhdistyksen kirjanpidon ja tilinpäätöksen laatimisesta. Toivon, että kirjoituksistani on hyötyä pienten yhdistysten hallituksen jäsenille, taloudenhoitajille sekä toiminnantarkastajille. Pienellä yhdistyksellä tarkoitan tässä sellaista yhdistystä, jonka tulot ja menot ovat sen verran pieniä, ettei taloushallintoa kannata järjestää ammattilaisilta ostetuilla palveluilla vaan asiat hoidetaan vapaaehtoisvoimin. Tällainen pieni yhdistys käytännössä aina täyttää kirjanpitolain käsitteen mikroyrityksen kriteerit, ja oletankin tämän artikkeleissani erikseen sanomatta.

Aloitetaan alusta eli tositteista

Kirjanpitoon kirjattavat tapahtumat on tositettava

Yhdistyksen kirjanpitoon kirjataan kaikki yhdistyksen “menot, tulot, rahoitustapahtumat sekä niiden oikaisu- ja siirtoerät” (kirjanpitolain 2:1 §).

Huomaa, että jotkin tapahtumat kuuluvat useampaan kategoriaan samanaikaisesti: esimerikiksi osto, josta saadaan lasku, on samanaikaisesti menotapahtuma ja rahoitustapahtuma.

Jokaisesta tapahtumasta tulee olla tosite – asiakirja, joka todentaa tapahtuman. Tositteeseen tapahtuma dokumentoidaan sellaisella tarkkuudella, että lukija (esimerkiksi toiminnantarkastaja), joka ei tapahtumasta etukäteen tiedä mitään, saa tositetta lukemalla selville olennaiset asiat: milloin tapahtuma sattui, ketkä olivat osallisia, mitä myytiin tai ostettiin tms, ja miten tapahtuma liittyi yhdistyksen toimintaan. Tositteeseen pitää dokumentoida myös tapahtuman raha-arvo, esimerkiksi myyntilaskussa sovittu myyntihinta.

Kaikkien yhdistystoimijoiden on syytä muistaa pääsääntö: kaikista yhdistyksen menoista ja tuloista pitää toimittaa yhdistykselle (lue: taloudenhoitajalle) tosite.

Tositetyyppejä

Menotositteesta on käytävä ilmi menon aihe ja ajankohta (huomaa, että menon ajankohta on usein eri kuin maksupäivä, sillä usein laskutus tapahtuu myöhemmin ja laskussa annetaan lisäksi maksuaikaa). Menotosite on tyypillisesti myyjältä vastaanotettu lasku tai käteiskuitti. Jos ostos on tehty yhdistyksen pankkikortilla, tosite muodostuu kahdesta asiakirjasta: tiliote, jossa pankkikorttitapahtuma näkyy, ja myyjältä saatu kuitti. Huomaa, että tiliote ei yksinään tosita menoa kuin poikkeustapauksissa!

Monissa yhdistyksissä on käytössä tapa, että yhdistyksen puheenjohtaja tai muu, jolle tehtävä on delegoitu, hyväksyy menotositteen allekirjoituksellaan. Hyväksyjä ei saa olla esteellinen, eikä hänen olisi hyvä osallistua kyseisen laskun maksamiseen taikka kirjaamiseen kirjanpitoon. Tällainen käytäntö ei ole kirjanpitolainsäädännön vaatimus mutta se on hyvä ja suositeltava menettely.

Tulotositteesta on käytävä ilmi tulon aihe ja ajankohta. Tulotosite on tyypillisesti jäljennös ostajalle lähetetystä laskusta tai annetusta käteiskuitista; tulotositteeksi voi myös käydä päivän päätteeksi laadittu käteismyyntilaskelma. Useimmat tulotositteet ovat yleensä yhdistyksen itse laatimia; tämä on poikkeus pääsäännöstä. Joskus merkintä tiliotteessa on yksinään tulotosite: esimerkiksi maksu, johon maksaja on laittanut viestin “jäsenmaksu”, voi hyvin tosittaa jäsenmaksutulon.

Jos yhdistys on arvonlisäverovelvollinen, sen myyntilaskujen sisällön on oltava arvonlisäverolain mukainen. Koska tämä on pienissä yhdistyksissä harvinaista, en puutu siihen enempää.

Rahoitustapahtuman tosite riippuu tapahtumasta.

Oikaisutapahtuma tositetaan yleensä oikaisu- eli hyvityslaskulla: myyjä lähettää ostajalle negatiivisen loppusumman omaavan laskun ja jättää jäljennöksen omaksi tositteekseen. Yhdistyksen sisäisestä oikaisutapahtumasta pitää itse laatia tosite.

Siirtotapahtumista yleisin yhdistyksissä on tilanne, jossa yhdistyksen aktiivi hankkii yhdistykselle jotakin ja vaatii yhdistystä korvaamaan ostoksen hinnan. Tällöin aktiivi laatii kululaskun, johon alkuperäiset kuitit liitetään. Siirtotapahtumasta on kyse myös silloin, jos kahdella yhdistyksellä on yhteisprojekti, ja yhden saama lasku siirretään toisen maksettavaksi: tällöin alkuperäinen lasku jätetään sen vastaanottaneen yhdistyksen kirjanpitoon ja siirrosta laaditaan erillinen tosite kahtena kappaleena.

Tosite, joka todentaa maksutapahtuman, tulee olla maksun välittäjän (esimerkiksi pankki) tai maksun saajan laatima, jos se suinkin on mahdollista.

Jos tosite on yhdistyksen itse laatima, se tulee asianmukaisesti varmentaa. Lisäksi oikaisu- ja siirtotapahtumaa koskeva tosite on aina asianmukaisesti varmennettava. “Asianmukaisella varmentamisella tarkoitetaan sitä, että tositteesta tulee käydä ilmi, kuka sen on laatinut. Jos kyseessä on olennainen tai poikkeuksellinen tapahtuma, on hyvän kirjanpitotavan mukaista merkitä tositteeseen tai sen perusteella tehtävään kirjanpitomerkintään myös, kuka tositteen on hyväksynyt.”[lähde]

Kirjanpitoa saa muokata vapaasti niin kauan, kuin sen perusteella ei ole tehty viranomaisilmoituksia tai virallista tilinpäätöstä eikä sen perusteella laadittua välitilinpäätöstä ole saatettu ulkopuolisen tahon saataville. Nämä muutokset eivät ole kirjattavia tapahtumia eivätkä siten vaadi erillistä tositetta, mutta muutettu kirjanpito pitää totta kai perustaa normaaliin tapaan tositteisiin.

Tositteiden säilytys

Yhdistyksen tositteet on säilytettävä kuusi vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta laskien. Säilytyksestä on huolehdittava vaikka yhdistyksen aktiiviporukka vaihtuisi tai vaikka yhdistyksen toiminta lakkaisi. Yhdistyksissä turhan usein käy niin, että kevätkokouksen siunattua tilinpäätöksen tositteet unohdetaan taloudenhoitajan kellariin eikä niitä enää esimerkiksi kolmen vuoden päästä enää osata mistään etsiä – tämä on lainvastainen tilanne ja voi huonolla onnella aiheuttaa jopa rikossyytteen. Yhdistyksen on tiedettävä, missä sen tositeaineistot ovat viimeiseltä kuudelta päättyneeltä vuodelta!

Perinteisesti tositteet ovat olleet paperimuodossa, mutta laki sallii myös sähköisessä muodossa olevat tositteet. Tositteiden sisältöä ei saa muuttaa tilinpäätöksen laatimisen jälkeen.

Tase on aina tasan

Yhdistyksen kirjanpidon lopputulos on vuosittain laadittava tilinpäätös. Tilinpäätös koostuu taseesta ja tuloslaskelmasta sekä eräistä muista asiakirjoista. Näistä tärkein on ehdottomasti tase, vaikka yhdistysaktiivista se ei kovin mielenkiintoiselta useinkaan näytä. Kirjoitan joskus toiste siitä, miten tilinpäätös laaditaan; tarkastellaan nyt tilinpäätöksen peruslakeja, sillä niillä on suuri merkitys niin kirjanpidon perusteiden ymmärtämisessä kuin toiminnantarkastuksesa.

Aitoja tilinpäätöksiä on paljon vapaasti tai suhteellisen halvalla luettavissa. Puoluerahoituksen tilinpäätöstiedoista (2017) löytyy puolueiden ja niiden eräiden jäsenyhdistysten tilinpäätökset; osa niistä on hyvinkin pieniä yhdistyksiä (ja on helppo havaita, että näiden tilinpäätösten tekninen laatu vaihtelee). Myös säätiöiden tilinpäätökset ovat kohtuullisesti yhdistyksien vastaaviin verrattavia; ne on saatavissa maksua vastaan Virre-tietopalvelusta. Muitakin, vähemmän pieniin yhdistyksiin verrattavia, tilinpäätöksiä löytyy: kuntien ja useimpien pörssiyhtiöiden tilinpäätökset löytyvät pääsääntöisesti niiden sivuilta, ja muiden osakeyhtiöiden sekä osuuskuntien tilinpäätöstiedot on ostettavissa Virre-palvelusta.

Tase on aina tasan

Kirjanpitolain mukaan tase kuvaa yhdistyksen “tilinpäätöspäivän taloudellista asemaa”. Konkreettisemmin sanottuna tase kertoo seuraavat kaksi asiaa:

Taseen yhteydessä yhdistyksen omaisuutta kutsutaan vastaavaksi (joskus käytetään termiä aktiiva; englanniksi assets). Vastausta kysymykseen, mistä omaisuus on peräisin, kutsutaan vastattavaksi (passiiva; engl. liabilities).

Tilinpäätöksen tärkein peruslaki on seuraava:

Tase on aina tasan: vastaavan kokonaissumma on yhtä suuri kuin vastattavan kokonaissumma.

Se on niin tärkeä, että toistetaan se:

Tase on aina tasan: vastaavan kokonaissumma on yhtä suuri kuin vastattavan kokonaissumma.

Tämän lain peruste on ilmeinen: jos vastaavan summa on suurempi kuin vastattavan summa, tase valehtelee omaisuuden lähteestä; jos taas vastaavan summa on pienempi kuin vastattavan summa, tase valehtelee siitä, mitä omaisuutta yhdistyksellä on.

Jos siis huomaat, että jossakin tilinpäätöksessä vastaavaa on eri määrä kuin vastattavaa, pitää hälytyskellojen soida. Todennäköisesti kyse on viattomasta laatimisvirheestä, koska todellisen kuprun piilottaminen tällä tavalla olisi liian ilmeistä. Silti tällaista tasetta ei pidä hyväksyä edes myötätunnosta: se on siinä määrin rikki, että se ei kerro todellisuutta yhdistyksen taloudellisesta tilanteesta.

Kun neljännesvuosista sitten laadin ensimmäisen tilinpäätökseni (kynällä, paperilla ja taskulaskimella), oli minulla ongelma: tase ei ollut tasan. Yhdistystoverini ihmettelivät kovasti, miksi etsin tuota viiden pennin (noin yhden sentin) eron alkulähdettä; onhan se (heidän mielestään) mitätön virhe. Virheen suuruus ei kuitenkaan kerro mitään, sillä kysehän saattoi olla esimerkiksi siitä, että olin tehnyt kaksi isoa virhettä, jotka sattumalta kumosivat toisensa lähes kokonaan. En valitettavasti enää muista, mistä virhe lopulta johtui. Tilinpäätös myöhästyi, mutta kun se lopulta hyväksyttiin, tase oli tasan.

Tase on aina tasan: vastaavan kokonaissumma on yhtä suuri kuin vastattavan kokonaissumma.

Vastaavaa

Taseen vastaavaa kertoo, mitä varallisuutta yhdistyksellä on. Jokaista postimerkkiä, laitetta ja taloa ei erikseen luetella, vaan varallisuus esitetään kirjanpitoasetuksen määräämällä tavalla varallisuuslajeihin lajiteltuna ja kustakin varallisuuslajista esitetään sen kirjanpitoarvo. Varallisuuden kirjanpitoarvo on suhteellisen monimutkainen käsite, jota käsittelen myöhemmin; tässä riittää ajatella sitä varovaisena arviona siitä, mitä omaisuudesta voisi myymällä saada.

Varallisuuslajit esitetään taseessa kirjanpitoasetuksen määräämässä järjestyksessä, joka perustuu siihen, kuinka kauan omaisuutta on tarkoitus pitää. Ensiksi kerrotaan pysyvät vastaavat eli omaisuuslajit, joista ei ole tarkoitus aivan pian luopua: rahanarvoiset toimiluvat, patentit, tekijänoikeudet, kiinteistöt, strategiset sijoitukset ym. Seuraavaksi kerroraan vaihtuvat vastaavat eli sellainen omaisuus, joka nimensä mukaisesti vaihtuu suhteellisen nopealla temmolla: myytävät tavarat, yhdistyksen saatavat (velat, joissa yhdistys on velkoja), rahoitussijoitukset (korkorahastot ym.) ja rahavarat (pankkitilit, käteinen raha).

Seuraava esimerkki on Hämeen Vihreät ry:n taseen 31.12.2017 vastaavaa (löytyy puoluerahoituksen sivuilta) hieman yksinkertaistettuna:

Pysyvät vastaavat
Sijoitukset 168,19
Vaihtuvat vastaavat
Rahat ja pankkisaamiset 6 550,85
6 719,04

Vastattavaa

Vastattavaa kertoo, mistä yhdistyksen omaisuus on peräisin. Vastattavaa jaetaan kahteen pääluokkaan: vieras pääoma koostuu kaikista yhdistyksen veloista muille (siis veloista, joissa yhdistys on velallinen); loppuosa vastattavista on omaa pääomaa.

Oma pääoma

Taseen vastattavaa-puoli alkaa omalla pääomalla.

Useimmilla yhdistyksillä oma pääoma koostuu yksinomaan yhdistyksen säästöistä, siis yhdistyksen perustamisesta alkaen tilinpäätöspäivään asti laskettujen tulojen ja menojen erotuksesta. Taseessa tämä esitetään kahtena eri eränä: edellisten tilikausien ylijäämä (alijäämä) on (tietyin poikkeuksin) yhdistyksen perustamisesta alkaen edellisen vuoden loppuun asti kertyneiden tulojen ja menojen erotus, tilikauden ylijäämä (alijäämä) on päättyneen vuoden aikana kertyneiden tulojen ja menojen erotus.

Joillakin yhdistyksillä voi olla lisäksi rahastoja. Jos rahasto on yhdistyksen omalla päätöksellään vapaaehtoisesti perustama, se on vapaa rahasto. Tällainen rahasto on lähinnä esitystapaväline: yhdistys voi vapaasti omalla päätöksellään siirtää eriä vapaiden rahastojen ja edellisten tilikausien ylijäämän välillä. Monet yhdistykset pitävät taseessaan vapaata rahastoa nimeltä “yhdistyspääoma” tai “toimintapääoma”.

Jos yhdistys on joskus vastaanottanut lahjoituksen, jonka käyttötarkoitus on yhdistystä sitovalla tavalla rajoitettu, pitää se esittää taseessa sidottuna rahastona. Esimerkiksi puolueosasto saattaa vastaanottaa lahjoituksia jonkin tietyn ehdokkaan tukemista varten; tällaiset lahjoitukset (jos niitä ei ole käytetty loppuun) on tilinpäätöksessä rahastoitava. Sidotun rahaston rahamäärä voi muuttua vain siirtämällä eriä lahjoituksen käyttöehdon mukaisella yhdistyksen päätöksellä rahaston ja tilikauden ylijäämän välillä.

Jos lahjoituksen ehtona on ollut, että lahjoitetut varat on pidettävä erillään yhdistyksen muista varoista, on näin syntynyt sidottu rahasto ns. omakatteinen rahasto. Yhdistyksen on tällöin konkreettisesti osoitettava (esimerkiksi erillisillä pankkitileillä), mikä osa yhdistyksen omaisuudesta kuuluu kyseiselle rahastolle ja mikä on yhdistyksen muuta omaisuutta.

Myös yhdistyksen säännöissä saatetaan määrätä erityisistä käyttötarkoituksiltaan rajoitetuista rahastoista. Tällaisia rahastoja käsitellään sidottuina rahastoina. Lisäksi asetus vaatii, että sääntömääräiset rahastot esitetään taseessa oman pääoman alla omana eränään ennen muita rahastoja.

Sidotut rahastot muodostavat yhdessä sidotun oman pääoman; yhdistyksen kertynyt ylijäämä ja vapaat rahastot muodostavat vapaan oman pääoman.

Huomaa, että oma pääoma voi hyvin olla negatiivinen. Se tarkoittaa, että yhdistyksen omaisuuden kirjanpitoarvo ei riitä kattamaan yhdistyksen velkoja. Jos yhdistyksessä käy näin, on yhdistys vakavassa kriisissä, jolle on syytä tehdä pikaisesti jotain. Juridisesti negatiivinen oma pääoma ei kuitenkaan ole este yhdistyksen toiminnan jatkumiselle.

Vieras pääoma

Oman pääoman jälkeen taseessa esitetään vieras pääoma.

Vieras pääoma koostuu yhdistyksen veloista muille. Se jaetaan kahteen osaan: pitkäaikainen vieras pääoma on se osa yhdistyksen velasta, joka erääntyy yli vuoden kuluttua; kaikki muu velka on lyhytaikaista. Mahdollisten pankkilainojen lisäksi vierasta pääomaa ovat mm. ne laskut, joita ei ole vielä maksettu. Jos yhdistys maksaa jollekulle palkkaa, vierasta pääomaa on myös esimerkiksi sellaiset maksetun palkan perusteella lasketut TyEL-maksut, joita ei ole vielä tilitetty eteenpäin työeläkevakuutusyhtiölle.

Esimerkki

Hämeen Vihreät ry:n taseen 31.12.2017 vastattavaa näyttää tältä hieman muokattuna:

Oma pääoma
Edellisten tilikausien ylijäämä (alijäämä) 3 125,49
Tilikauden ylijäämä (alijäämä) 2 670,47 5 795,96
Vieras pääoma
Lyhytaikaiset velat 923,08
6 719,04

(Tässä käytetty kahden sarakkeen esitystapa on perinteinen, tosin ei pakollinen. Idea on, että vasemmassa sarakkeessa luetellaan jonkin alakohdan osasummat siten, että viimeisen osasumman alla on viiva ja oikealla puolella alakohtien kokonaissumma. Oikeassa sarakkeessa voidaan siten keskittyä laskemaan vastaavaa-puolen kokonaissummaa.)

Tuloslaskelma

Tilinpäätökseen kuuluu myös tuloslaskelma. Se yleensä kiinnostaa, ymmärrettävästi, yhdistystoimijoita paljon enemmän kuin tase. Tässä vaiheessa sivuutan sen kuitenkin tarkoituksella varsin lyhyesti: tuloslaskelmassa on kyse pohjimmiltaan taseen yhden erän (tilikauden ylijäämä) tarkemmasta erittelystä. Tilinpäätöksen lukijan on hyvä tarkistaa, että tuloslaskelman loppusumma on sama, kuin taseeseen merkitty tilikauden ylijäämä (alijäämä); jos näin ei ole, tilinpäätös on ilmeisen virheellinen ja siten hyödytön.

Juokseva kirjanpito

Jokaisen yhdistyksen säännöissä määrätään yhdistyksen tilikausi. Se on 12 kuukauden mittainen ajanjakso, monissa yhdistyksissä 1.1.–31.12. Tilinpäätös laaditaan tilikauden päätyttyä tilikauden päättymispäivän tilanteen mukaan. Kun se on valmis, voidaan ryhtyä pitämään kuluvan tilikauden juoksevaa kirjanpitoa.

Juokseva kirjanpito on sitä, kun yhdistyksen meno, tulo, rahoitustapahtuma tai niiden korjaus- tai siirtoerä kirjataan tositteen perusteella kirjanpitojärjestelmään tai -kirjoihin. Siihen sisältyy myös säännöllisesti tehtävät täsmäytykset eli kirjanpidon tietojen vertaaminen muihin tietolähteisiin (esimerkiksi täsmäytyksessä voidaan tarkastaa, että pankkitilin saldo todella on se, mitä kirjanpito väittää).

Juoksevalla kirjanpidolla ei ole lakisääteistä kiinteää määräaikaa. Käteisen rahan osalta kirjanpito tulee pitää koko ajan ajan tasalla. Muilta osin kirjanpito tulee laatia viimeistään silloin, kun sitä tarvitaan tilinpäätöksen laatimiseen. Lisäksi jos yhdistys joutuu laaatimaan raportin taloudellisesta toiminnastaan tai asemastaan viranomaiselle tai muulle ulkopuoliselle taholle (esimerkiksi veroilmoitus tai avustuksen antajalle laadittava raportti), tulee ensin laatia kirjanpito niin pitkälle, että raportti voidaan laatia sen perusteella. Laki myös vaatii, että kirjanpitoa on pidettävä niin, että yhdistyksen hallitus kykenee valvomaan yhdistyksen taloudellista tilaa. Käytännössä jo budjettiseurannan vuoksi kirjanpito kannattaa laatia mahdollisimman ajan tasalle ennen jokaista hallituksen kokousta.

Kirjanpidon tilit

Juokseva kirjanpito perustuu tileihin – kirjanpitoa sanotaankin usein tilinpitämiseksi tai tilien tekemiseksi. Tilillä ei kuitenkaan kirjanpidon yhteydessä tarkoiteta samaa kuin yleiskielessä: pankkitiliä vastaa kirjanpidon tili, mutta on olemassa runsaasti kirjanpidon tilejä, jotka eivät vastaa millään tavalla mitään pankkitiliä.

Kirjanpidon tilillä on nimi. Nimen lisäksi sillä voi olla erillinen tunnus; esimerkiksi kirjanpito-ohjelmat yleensä vaativat, että tilille annetaan neli- tai viisinumeroinen tilinumero. Tilin nimi kertoo, mitä asiaa tili seuraa. Jonkin tilin nimi voi olla esimerkiksi “Säästötili”, jolloin siinä seurataan yhdistyksen (ainoaa) säästötiliä jossain pankissa.

Tilille tehdään kirjauksia. Kirjaukseen sisältyy aina jokin (positiivinen) rahasumma. Jokainen kirjaus lisäksi merkitään joko debet– tai kredit-kirjaukseksi. Huomaa, että näillä nimillä ei ole mitään tekemistä debit- ja credit-korttien kanssa! Kredit ei tässä yhteydessä myöskään tarkoita luottoa. Debet-kirjausta merkitään toisinaan sanalla “per” ja kredit-kirjausta sanalla “an”. Pankkitiliä seuraavan tilin tapauksessa tilille pano esitetään debet-kirjauksena ja tililtä nosto kredit-kirjauksena; muilla tileillä kirjaustyyppien merkitys on toinen.

Tili esitetään usein ns. t-tilinä:

Pankkitili
5.2.2018 Ensimmäinen tilillepano 100,00
6.2.2018 Jäsenmaksu 10,00
7.2.2018 Kokoustilan vuokra 30,00

T-tilissä debet-kirjaukset tehdään pystyviivan vasemmalle puolelle ja kredit-kirjaukset oikealle puolelle. Nimi “t-tili” tulee siitä, että käytetyt viivat muodostavat T-kirjaimen.

Tilin loppusaldo on tilin debet- ja kredit-tapahtumien summien erotus. T-tiliin se merkitään sille puolelle, jonka summa on pienempi, jolloin debet ja kredit jäävät tasan. Tilillä voi olla myös alkusaldo (joka voi olla esimerkiksi edellisellä sivulla laskettu loppusaldo), joka kirjataan asianmukaiselle puolelle ensimmäiseksi merkinnäksi:

Pankkitili
Alkusaldo 100,00
6.2.2018 Jäsenmaksu 10,00
7.2.2018 Kokoustilan vuokra 30,00
Loppusaldo 80,00
110,00 110,00

Yhdistyksellä tulee olla vähintään yksi tili jokaista taseeseen merkittävää erää kohti (kyseinen erä lasketaan summamalla ko. tilien loppusaldot). Vastaavaa-puolen tileillä debet-merkintä tarkoittaa omaisuuden lisäystä, ja kredit-merkintä omaisuuden (arvon) vähenemistä. Oman pääoman tileillä debet tarkoittaa yhdistyksen säästöjen pienenemistä ja kredit niiden kasvamista. Vieraan pääoman tileillä debet tarkoittaa yhdistyksen velan vähenemistä ja kredit sen kasvamista.

Yhdistyksellä ei välttämättä ole erillistä tiliä tilikauden ylijäämälle (alijäämälle). Tilinpäätöksessä kyseinen erä eritellään tarkemmin tuloslaskelmassa, ja niinpä yhdistyksellä on oltava vähintään yksi tili jokaista tuloslaskelman erää kohti. Nämä tilit voidaan jakaa kahteen luokkaan: on tulotilejä ja menotilejä. Tulotillle kertyy yleensä vain kredit-kirjauksia, jotka merkitsevät kertynyttä tuloa; debet-kirjaukset merkitsevät tulon oikaisua (esimerkiksi annettua alennusta). Vastaavasti menotilille kertyy yleensä vain debet-kirjauksia, jotka merkitsevät kertyneitä menoja.

Vastaavasti jokainen yhdistyksen tili kohdistuu joko suoraan tai epäsuorasti johonkin taseen erään: sellaista tiliä ei kirjanpidossa saa olla, jolla ei ole mitään merkitystä taseen laatimisessa.

Kahdenkertainen kirjanpito

Kirjanpitolain 1:2 §:n mukaan yhdistyksen on pidettävä kirjanpitonsa kahdenkertaisesti. Kahdenkertaisuus tarkoittaa seuraavaa:

Jokaisesta kirjanpitoon merkittävästä tapahtumasta tehdään merkintä vähintään kahdelle tilille siten, että tapahtuman debet-merkintöjen summa on sama kuin kredit-merkintöjen summa.

Tämän periaatteen taustalla on tilinpäätöksen tärkein peruslaki: tase on aina tasan. Koska jokainen tili vaikuttaa taseeseen, rikkoisi tapahtuman kirjaaminen vain yhdelle tilille tuota lakia. Samoin, jos tapahtuman debet- ja kredit-kirjaukset eivät olisi tasan, rikkoontuisi taseen peruslaki tällöinkin.

Esimerkiksi jos yhdistyksen jäsen maksaa jäsenmaksunsa 10 euroa yhdistyksen pankkitilille, kirjataan se per pankkitili (eli siis debet-kirjauksena pankkitiille) ja an jäsenmaksut (eli siis kredit-kirjauksena jäsenmaksut-tilille, joka on tulotili):

Pankkitili   Jäsenmaksut
10,00             10,00

Jos yhdistys maksaa tilisiirtona 30 euron kokoustilavuokran, se kirjataan per tilavuokrat an pankkitili:

Pankkitili   Tilavuokrat
      30,00 30,00      

Näistä esimerkeistä voi havaita kahdenkertaisen kirjanpidon nerokkuuden: sen avulla on mahdollista pitää kirjaa samanaikaisesti omaisuudesta sekä tuloista ja menoista. Lisäksi tasapainoisuuden vaatimus (debet ja kredit ovat yhtä suuret) paljastaa monet kirjanpitovirheet (esimerkiksi: tulihan tulotilille kirjattua sama rahamäärä mikä pankkitilille oli ilmaantunut).

Kirjanpidon tarkastelutavat

Kirjanpitolaki vaatii, että kirjanpitoa tulee voida tarkastella vähintään seuraavilla kahdella tavalla.

Kirjanpidosta pitää pystyä selvittämään luettelo kirjanpitoon kirjatuista tapahtumista aikajärjestyksessä. Tätä luetteloa kutsutaan perinteisesti päiväkirjaksi ja käytännön kirjanpitotyössä se saadaan yleensä kirjanpito-ohjelmasta esimerkiksi tulosteena.

Kirjanpito pitää pystyä myös esittämään asiajärjestyksessä. Tämä kirjanpitolain termi tarkoittaa käytännössä sitä, että jokainen kirjanpidon tili esitetään vuorollaan t-tilinä tai muussa vastaavassa, selväkielisessä muodossa. Tätä kokoelmaa t-tilejä kutsutaan pääkirjaksi ja sekin saadaan kirjanpito-ohjelmasta esimerkiksi tulosteena.

Takavuosina käytössä oli termit peruskirjanpito ja pääkirjanpito aikajärjestyksen ja asiajärjestyksen synonyymeinä. Nykyään ensiksi mainittua termiä ei enää käytetä ja jälkimmäinen on saanut uuden merkityksen: pääkirjanpito tarkoittaa sitä kirjanpitoa, josta tilinpäätös johdetaan. Monella yhdistyksellä on vain pääkirjanpito, mutta kirjanpidon voi järjestää niinkin, että eri tapahtumaluokat kirjataan jonnekin muualle (esimerkiksi kassakirjaan tai laskureskontraan) ja pääkirjanpitoon tiedot viedään kuukausittain yhdistelminä; tällöin tämä “jonnekin muualle” on osakirjanpito.

Kirjausketju

Kirjanpitolain 2:6 §:

Kirjanpito on järjestettävä niin, että liiketapahtumien, tositteiden ja kirjausten yhteys mahdollisten osakirjanpitojen kautta pääkirjanpitoon ja siitä tilinpäätökseen on vaikeuksitta todettavissa kumpaankin suuntaan. Sama koskee kirjanpidosta viranomaiselle verotusta tai muuta tarkoitusta varten määräajoin tehtävää ilmoitusta.

Lyhyesti sanotaan, että kirjausketjun (engl. audit trail) on oltava ehjä.

Käytännössä tämä on yksinkertaista tehdä siten, että tositteet numeroidaan yhdessä tai useammassa sarjassa ja jokaiseen kirjaukseen merkitään sen tositteen numero, johon kirjaus perustuu. Jos käytetään osakirjanpitoja, tiedonsiirto pääkirjanpitoon tehdään selkeillä laskelmilla, jotka liitetään kirjanpitoaineistoon. Lisäksi on tehtävä selväksi, miten tilien saldoista päädytään tuloslaskelman ja taseen lukuihin. Kehittyneet kirjanpito-ohjelmat saattavat tarjota myös muunlaisia tapoja pitää kirjausketju ehjänä.

Käteisen rahan käsittely

Yhdistysten olisi hyvä pyrkiä välttämään käteisen rahan käyttöä. Kaiken rahaliikenteen kuljettaminen pankkitilin kautta tekee kirjanpidosta yksinkertaista ja pienentää myös väärinkäytösten riskiä. Nykyaikana käteisen rahan käsittelylle on varsin vähän tarvetta – jopa korttimaksujen vastaanottaminen on nykyään mahdollista pienillä kuluilla ja investoinneilla käyttämällä hyväksi älypuhelimeen liitettyä kortinlukijaa.

Joskus käteisen rahan käsittely on kuitenkin yhdistyksissä tarpeen. Sen kanssa tulee olla huomattavan tarkkana, sillä käteisen rahan käsittelyssä on suuri vaara siitä, että kirjanpitoon merkittävien tapahtumien (rahan tulo ja meno) tiedot katoavat tai jäävät epäselviksi. Pankkitilissä tämä vaara on paljon pienempi, koska pankki pitää omaa kirjanpitoaan tilitapahtumista ja Suomessa pankin tiliotteeseen voi käytännössä aina luottaa. Käteisen rahan tapauksessa kukaan muu kuin yhdistys itse ei pidä kirjaa eikä kukaan anna yhdistykselle jälkikäteen tiliotetta!

Pidä yhdistyksen rahat erillään muiden rahoista

Yhdistyksen rahat ja omat rahasi, mahdollisen yrityksesi rahat sekä muidenkaan rahat eivät koskaan saa mennä sekaisin. Yksinkertaisinta on ostaa yhdistykselle kassalipas, jossa yhdistyksen rahoja (ja vain niitä) säilytetään. Jos yhdistyksellä ei ole kassalipasta tai yhdistyksen rahoja joudutaan pitämään kassalippaan ulkopuolella, on erilläänpidosta huolehdittava muulla tavoin.

Jos vastaanotat käteistä rahaa yhdistyksen puolesta, aloita erilläänpito välittömästi. Älä siis laita rahoja omaan lompakkoosi sellaisenaan vaan laita ne esimerkiksi kirjekuoreen, johon selkeästi kirjoitat, että kyse on yhdistyksen rahoista (ja mistä ne on peräisin). Toimita rahat ensi tilassa kassalippaaseen, jos sellainen on, ja jätä lippaaseen myös tulotapahtumasta tosite.

Jos otat kassalippaasta yhdistyksen käteistä rahaa esimerkiksi ostoksia varten, jätä kassalippaaseen tästä merkintä – lappu, johon kirjoitat, kuinka paljon otit, milloin otit ja mihin tarkoitukseen otit sekä kuka olet. Jätä lappu, vaikka ottaisit rahaa luvatta. Jos palautat (vaihto)rahat saman päivän aikana, voit ottaa lapun pois; jos palautat rahat myöhemmin, kirjoita uusi lappu palautuksesta. Jätä samalla myyjältä saamasi kuitti rahoilla tekemistäsi ostoksista.

Muista, että yhdistykselle kuuluvan rahan ottaminen edes väliaikaisesti omaan käyttöön on rikos. Moni kavalluksesta tuomittu aloitti rikollisen uransa “lainaamalla” yhdistyksen tai työnantajan rahoja uskotellen itselleen, että maksaa lainan takaisin ennen kuin se huomataan.

Pidä kassakirjaa

Kirjanpitolain 2 luvun 4 § sanoo: “Käteisellä rahalla suoritetut maksut on kirjattava päiväkohtaiseen järjestykseen. [––] Käteisellä rahalla suoritetut maksut on kirjattava viipymättä”. Tämä on tiukempi aikaraja kuin muuten kirjanpidossa. Päiväkohtaisuus tarkoittaa sitä, että eri päivien tapahtumia ei saa yhdistää yhdeksi kirjaukseksi.

Käytännössä kirjanpitolain vaatimus tulee täytettyä, kun kassalippaassa pidetään paperista kassakirjaa. Kassakirjaksi riittää esimerkiksi taulukkolaskentaohjelmasta tulostettu lomake, jossa on riittävästi rivejä tapahtumia varten ja jossa on sarakkeet päiväystä, tositenumeroa, selitettä, kassatilin debetiä, kassatilin kreditiä sekä kassatilin saldoa varten. Kassakirjaan käteisen rahan tulo ja meno kirjataan viipymättä käsin ja samalla pidetään huoli, että kaikista tapahtumista on asianmukainen tosite.

Tuloa kassaan voi syntyä esimerkiksi myyjäistapahtumassa. Tällöin yksinkertaisinta on laskea kassa päivän aluksi ja päivän lopuksi sekä huolehtia, että kassassa ei ole muita kuin myyntitapahtumia; tällöin myyntitulo kyseiseltä päivältä on yksinkertaisesti näiden kahden saldon erotus. Myynnit saadaan kirjata itse laaditulla tositteella, jos vastapuolelta tositteen saaminen on hankalaa (kuten myyjäistilanteessa yleensä on), ja saman päivän myynnit saadaan yhdistellä samalle tositteelle. Itse laadittuun tositteeseen on merkittävä sen laatijan nimi.

Menoa kassasta aiheuttavat tavallisimmin pienehköt ostokset. Monesti ostokselle lähtevä ottaa kassasta riittävästi rahaa mukaansa ja ostoksilta palattuaan palauttaa kassaan vaihtorahat ja ostokuitin; matkareissun ajaksi hänen tulee jättää kassaan yllä kuvattu lappu. Päivän päätteeksi ostokuitit kirjataan kassakirjaan menotapahtumina.

Jos joku kauppareissulle lähtenyt ei ole vielä päivän päättyessä palauttanut ostokuittia ja vaihtorahoja, on tästä jätetty lappu kirjattava kassakirjaan kyseisen ihmisen velkana yhdistykselle. Kun sitten hän myöhemmin palauttaa ostokuitin ja vaihtorahat, tulee tämä kirjata kassakirjaan saamisen maksuna.

Siirrot kassan ja pankkitilin välillä tulee kirjata kassakirjaan kuten mitkä tahansa muutkin kassan saldoon vaikuttavat tapahtumat. Jos yhdistyksellä on säännöllistä tarvetta kassavarojen siirtämiseen tilille, kannattaa pankin kanssa tehdä sopimus yösäilön käytöstä.

Kassatositteet on syytä numeroida omassa sarjassaan, koska kassakirjaan kirjattaessa ei vielä tiedetä, mikä tositteen numero tulee olemaan pääkirjanpidossa. Itse käytän yleensä numerointitapaa K1, K2, K3, …, mutta muitakin vaihtoehtoja on.

Esimerkki: Esimerkkiyhdistys ry:n kassassa oli vuodenvaihteessa 225,57 euroa. Vanha kassakirja otettiin kassalippaasta pois ja vietiin arkistoitavaksi muun kirjanpitoaineiston mukana. Kassalippaaseen lisättiin uusi kassakirjalomake, johon merkittiin alkusaldo:

Päiväys Tosite Selite Kassaan Kassasta Saldo
Saldo 1.1.2018 225,57 225,57
                 
                 
                 
                 
                 

Tammikuun 15. päivänä yhdistyksen puheenjohtaja otti kassasta sataviisikymmentä euroa ja jätti lippaaseen seuraavanlaisen lapun:

ESIMERKKIYHDISTYS RY

Otin kassasta 150 euroa myyjäisten valmisteluostoksia varten.

Esimerkkilässä 15.1.2018

MILLA MALLILA
puheenjohtaja

Muutama tunti myöhemmin hän palasi ostoksilta, otti tuon lapun pois kassasta ja palautti kassaan 50 euroa. Lisäksi hän laittoi kassaan sadan euron arvoisen ostokuitin, johon hän käsin kirjoitti “Myyjäistarvikkeita. Kassatosite K1. Milla M.”. Kuitti oli päivätty 15.1.2018. Kassakirjaan hän lisäsi asianmukaisen merkinnän ostoksesta:

Päiväys Tosite Selite Kassaan Kassasta Saldo
Saldo 1.1.2018 225,57              225,57
15.1.2018 K1 Tarvikkeita myyjäisiin 100,00 125,57
                 
                 
                 
                 

Myyjäiset pidettiin 26.1.2018. Taloudenhoitaja laski kassan aamulla ja totesi sen täsmäävän kassakirjan kanssa (kyllä, kassassa oli kahden sentin kolikko). Myyjäiset sujuivat rauhallisesti mutta tuottoisasti: myyjäispäivän päättyessä kassassa oli uuden laskennan mukaan 532,58 euroa. Kassassa ei ollut uusia lappuja tai tositteita, joiden mukaan kassasta olisi päivän aikana otettu rahaa tai sinne olisi tuotu myyjäismyyntiin liittymätöntä rahaa. Myynnistä laadittiin sen vuoksi seuraavanlainen tosite:

ESIMERKKIYHDISTYS RY
Kassatosite K2

Tänään järjestetyissä myyjäisissä kerti myyntituottoja 407,01 euroa.

Esimerkkilässä 26.1.2018

Eeva Esimerkki
taloudenhoitaja

Kassakirjaan tehtiin tästä asianmukainen merkintä:

Päiväys Tosite Selite Kassaan Kassasta Saldo
Saldo 1.1.2018 225,57              225,57
15.1.2018 K1 Tarvikkeita myyjäisiin 100,00 125,57
26.1.2018 K2 Myyjäistuotot 407,01 532,58
                 
                 
                 

Laske kassa aika ajoin

Käteiskassan pitämisessä on tärkeää huolehtia, että kassakirja vastaa todellisuutta. Siksi kassa on syytä laskea aika ajoin; tällöin on syytä verrata kassakirjan osoittamaa saldoa todellisuuteen ja selvittää, mistä mahdollinen ero voisi johtua. Laskennasta ja siinä maahdollisesti havaitusta virheestä on hyvä laatia merkintä kassakirjaan tai sen liitteeksi.

Itse olen havainnut seuraavanlaisen laskutavan varsin tehokkaaksi ja tarkaksi. Lajittelen setelit omiin nippuihinsa setelin arvon perusteella (kympit omaan pinoonsa, vitoset omaansa jne). Lisäksi lajittelen kolikot omiin pinoihinsa siten, että jokaisessa pinossa on viisi samanarvoista kolikkoa; näin pinojen määrästä on helppo laskea kolikoiden määrä. Lopuksi lasken jokaisen seteli- ja kolikkolajin kappalemäärän useaan kertaan ja merkitsen sen alla olevan esimerkkitaulukon kaltaiseen taulukkolaskentataulukkoon, joka laskee kappalemääristä automaattisesti kassan saldon. Tämä taulukkolaskentataulukko on hyvä tulostaa ja liittää kassakirjan liitteeksi täsmäytystä varmentamaan.

ESIMERKKIYHDISTYS RY
KASSALASKELMA
31.1.2018
 
Setelilajitkpl
500,00 € 0,00 €
200,00 € 0,00 €
100,00 € 0,00 €
50,00 € 2 100,00 €
20,00 € 12240,00 €
10,00 € 2 20,00 €
5,00 € 23115,00 €
Setelit yhteensä39475,00 €
 
Kolikkolajitkpl
2,00 € 10115,00 €
1,00 € 22115,00 €
0,50 € 57115,00 €
0,20 € 27115,00 €
0,05 € 15115,00 €
0,02 € 3115,00 €
0,01 € 1115,00 €
5,00 € 1115,00 €
Kolikot yhteensä12657,58 €
 
KASSASSA YHTEENSÄ532,58 €
 
Kassan laski
 
 
EEVA ESIMERKKI

On tärkeää ymmärtää, että käteisrahan käsittelyssä pienet laskuvirheet ovat tavallisia. Ensiksi on syytä tarkistaa kassakirjan saldolaskelmat laskuvirheen varalta; samoin on syytä tarkistaa kassalaskennan oikeellisuus. Vähäiset virheet voi kirjata muistiotositteella tuloksi tai kuluksi. Olennaisten virheiden syntymistapa on selvitettävä.

Kassakirjasta pääkirjanpitoon

Kassatapahtumat tulee kassakirjan lisäksi kirjata pääkirjanpitoon. Tähän on useita laillisia tapoja. Yksinkertainen tapa on viedä jokainen kassatapahtuma pääkirjanpitoon omana kirjauksenaan. Sallittua on myös laatia joka kuukaudelta kassatapahtumien yhdistelmätosite, joka kirjataan yhtenä tapahtumana pääkirjanpitoon; tällöin kassakirjaan tai viimeistään yhdistelmätositteeseen on merkittävä, mille tileille kukin kassatapahtuma on kirjattu.

Esimerkki: Edellisen esimerkin kassatapahtumat voidaan kirjata pääkirjanpitoon tapahtumittain: K1 per Varainhankinnan kulut an Käteiskassa ja K2 per Käteiskassa an Varainhankinnan tuotot.

Jos tammikuussa olisi ollut enemmän tapahtumia, saattaisi yhdistelmätositteen laatimisesta olla iloa. Toki tällöinkin jokainen kassatapahtumat voidaan kirjata pääkirjanpitoon tapahtumittain. Malliyhdistys ry:ssä tammikuun 2018 kassatapahtumat olivat seuraavat:

Päiväys Tosite Selite Kassaan Kassasta Saldo
Saldo 1.1.2018 532,29              532,29
4.1.2018 K1 Jäsenmaksu 10,00 542,29
5.1.2018 K2 Jäsenmaksu 10,00 552,29
6.1.2018 K3 Jäsenmaksuja 40,00 592,29
21.1.2018 K4 Matkalasku 52,20 540,09
22.1.2018 K5 Kirjamyynti 5,00 545,09
22.1.2018 K6 Kokouskahvit 4,00 541,09
                 
                 
                 

Huomaa, kuinka jo kassakirjassa on 6.1. tapahtumat (K3) yhdistetty yhdeksi merkinnäksi. Tämän saa tehdä saman päivän samantyyppisille tapahtumille.

Nyt tämän kassakirjan perusteella voidaan laatia seuraavanlainen yhdistelmätosite:

MALLIYHDISTYS RY
Yhdistelmätosite kassakirjasta pääkirjanpitoon
Tammikuu 2018
 
Kassaan tullut raha
Tiliöinti Kassatositteet Määrä
an Saadut jäsenmaksut K1, K2, K3 60,00
an Kirjamyynti K5 5,00
per Käteiskassa 65,00
Kassasta lähtenyt raha
Tiliöinti Kassatositteet Määrä
per Matkakulut K4 52,20
per Kokouskulut K6 4,00
an Käteiskassa 56,20
Mallikkalassa 25.5.2018
ESKO ESIMERKKI
taloudenhoitaja

Tämä yhdistelmätosite kirjataan pääkirjanpitoon tammikuulle (esimerkiksi 31.1.2018) siihen kirjoitetun tiliöinnin mukaisesti. Yhdistelmätositteen kirjauksessa on kassatilin debet ja kredit kirjattava bruttomääräisesti, niitä ei saa netottaa. Huomaa, kuinka yhdistelmätosite on päivätty laatimispäivänsä mukaan, mutta kirjaus päivätään silti tammikuulle.

Käyttää sitten kumpaa kirjaustapaa tahansa, tulee pääkirjanpidon kassatilin saldoa verrata kassakirjan osoittamaan saldoon aika-ajoin ja ainakin tilinpäätöstä valmisteltaessa.

Jos kassakirjasta tapahtumat viedään pääkirjanpitoon yhdistelminä, tulee kassakirjasta osakirjanpito. Muussa tapauksessa kassakirja on muuta kirjanpitoaineistoa. Tällä on merkitystä laadittaessa luetteloa kirjanpidoista, joka yhdistyksellä tulee olla.

Yhdistelmäkirjauksen sallii kirjanpitolain 2 luvun 4 § 3 2 mom, jota tarkentaa Kauppa- ja teollisuusministeriön päätöksen kirjanpidossa käytettävistä menetelmistä 2 luku sekä Kirjanpitolautakunnan yleisohjeen kirjanpidon menetelmistä ja aineistosta luku 3.4.1.

Yksinkertaisen tilinpäätöksen laatiminen

Yhdistyksen on laadittava tilinpäätös neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.

Tilinpäätöstä laatiessa on syytä muistaa, että sen saattaa lukea yhdistyksen ulkopuolinenkin taho. Pienillä yhdistyksillä ei pääsääntöisesti ole velvollisuutta julkistaa tilinpäätöstään, mutta esimerkiksi rahoittajatahot saattavat haluta nähdä aiemmat tilinpäätökset. Tämä poikkeaa esimerkiksi kirjanpidosta ja tositeaineistosta, joita ei normaalioloissa tarvitse näyttää muille kun hallitukselle ja tilin- tai toiminnantarkastajille.

Tilinpäätöksessä noudatetaan olennaisuusperiaatetta. Sellaiset virheet ja puutteet tilinpäätöksessä, joiden ei voi kokonaisuutena arvioiden kohtuudella odottaa vaikuttavan tilinpäätöksen lukijan päätöksiin, voi jättää korjaamatta. Tilinpäätöksen liitetiedoissa on tällaiset poikkeamat selostettava. Huomaa, että tapahtumia ei voi jättää merkitsemättä juoksevaan kirjanpitoon olennaisuusperiaatteeseen vedoten.

Tilinpäätöksen tulee antaa oikea ja riittävä kuva yhdistyksen toiminnan taloudesta ja yhdistyksen taloudellisesta asemasta. Tämän lisäksi kirjanpitolaki määrää joukon yleisiä tilinpäätösperiaatteita (3 luvun 3 §):

Tilinpäätöstä ja toimintakertomusta laadittaessa [––] sekä tilinavausta tehtäessä noudatettaviin periaatteisiin kuuluvat:

  1. oletus kirjanpitovelvollisen toiminnan jatkuvuudesta;
  2. johdonmukaisuus laatimisperiaatteiden ja -menetelmien soveltamisessa tilikaudesta toiseen;
  3. huomion kiinnittäminen liiketapahtumien tosiasialliseen sisältöön eikä yksinomaan niiden oikeudelliseen muotoon (sisältöpainotteisuus);
  4. tilikauden tuloksesta riippumaton varovaisuus;
  5. tilinavauksen perustuminen edellisen tilikauden päättäneeseen taseeseen;
  6. tilikaudelle kuuluvien tuottojen ja kulujen huomioon ottaminen riippumatta niihin perustuvien maksujen suorituspäivästä (suoriteperuste);
  7. kunkin hyödykkeen ja muun tase-eriin merkittävän erän erillisarvostus; sekä
  8. taseessa vastaaviin ja vastattaviin kuuluvien erien ja tuloslaskelmassa tuottojen ja kulujen esittäminen täydestä määrästään niitä toisistaan vähentämättä, jollei yhdisteleminen ole tarpeen oikean ja riittävän kuvan antamiseksi (netottamiskielto).

Edellä 1 momentin 4 kohdassa tarkoitettu varovaisuus edellyttää erityisesti, että tilinpäätöksessä ja toimintakertomuksessa otetaan huomioon:

  1. ainoastaan tilikaudella toteutuneet voitot; sekä
  2. kaikki poistot ja arvonalennukset vastaavista sekä velkojen arvon lisäykset samoin kuin kaikki päättyneeseen tai aikaisempiin tilikausiin liittyvät, ennakoitavissa olevat vastuut ja mahdolliset menetykset, vaikka ne tulisivat tietoon vasta tilikauden päättymisen jälkeen

Mikäli juoksevassa kirjanpidossa on rikottu jotain näistä periaatteista (mikä on osin sallittua), on ennen tilinpäätöksen laatimista tilanne oikaistava siltä osin, kuin se on olennaista.

Tilinpäätöksen laatimisessa on useita vaiheita:

  1. Käydään juokseva kirjanpito läpi ja oikaistaan löytyneet virheet sekä poikkeamat yllä mainituista periaatteista.
  2. Aktivoidaan sellaiset kulut, jotka voidaan aktivoida.
  3. Tarkastetaan vastaavien kirjanpitoarvojen oikeellisuus.
  4. Tarvittaessa lasketaan ja kirjataan poistot.
  5. Laaditaan kirjanpidosta raakaversiot tuloslaskelmasta ja taseesta.
  6. Laaditaan tase-erittelyt.
  7. Laaditaan tilinpäätöksen liitetiedot.
  8. Kootaan varsinainen tilinpäätös.
  9. Päätösvaltainen hallitus allekirjoittaa tilinpäätöksen.

Käydään kukin vaihe osaltaan läpi.

Poikkeamat periaatteista

Yleisin juoksevassa kirjanpidossa esiintyvä poikkeama tilinpäätösperiaatteista laskujen kirjaaminen sitä mukaan kuin ne maksetaan. Tämä on täysin sallittu menettely (tilikauden aikana); sitä kutsutaan maksuperusteiseksi kirjanpidoksi.

Mikroyrityksen kriteerit täyttävä yhdistys voi jättää tilinpäätöksensä maksuperusteiseksi, mutta tällöin laki vaatii runsaasti liitetietoja. Nähdäkseni liitetietojen laatiminen vaatii yhtä lailla vaivaa kuin kirjanpidon oikaiseminen, joten suosittelen oikaisemaan kirjanpidon suoriteperusteiseksi seuraavasti:

Tilinpäätöksen laatimisen jälkeen voi tulla esille tuottoja tai kuluja, jotka kuuluisivat jo päätetylle tilikaudelle. Nämä kirjataan suoraan edellisten tilikausien ylijäämän (alijäämän) tilille, ei tulo- tai menotileille. Tällaiset tapahtumat tulee selostaa kirjausvuoden tilinpäätöksen liitetiedoissa. Lisäksi tulee harkita, antaako laadittu tilinpäätös oikean ja riittävän kuvan kyseisen tilikauden tapahtumista havaittu virhe huomioon ottaen; jos ei, myös kyseinen tilinpäätös pitää korjata. Mahdollinen korjattu tilinpäätös pitää uudelleen tilin- tai toiminnantarkastaa ja antaa yhdistyksen kokouksen käsiteltäväksi).

Kulujen aktivointi

Kun yhdistys tekee hankinnan, pitää hankitun omaisuuden käyttöikä arvioida – olennainen kysymys on, onko hankittua omaisuutta tarkoitus käyttää useana tilikautena. Jos ei, asia on yksinkertainen: meno kirjataan menotilille, jolloin se näkyy kuluvan tilikauden tuloslaskelmassa.

Jos hankittu omaisuus on tarkoitettu olemaan yhdistyksen käytössä useampi tilikausi, tulee hankinta yleensä aktivoida: menotilin asemesta se kirjataan jollekin taseen pysyvien vastaavien tilille (tilin valinta riippuu omaisuuslajista). Varsinaisen ostohinnan lisäksi aktivointiin otetaan mukaan hankintaan välittömästi liittyvät muut kulut, esimerkiksi rahti ja asennuskulut, jos sellaisia on syntynyt.

Aktivoinnin pääsääntöön on muutamia poikkeuksia:

Pysyviksi vastaaviksi aktivoiduista hyödykkeistä on hyvä pitää luetteloa. Itse olen pitänyt tapanani laatia täydellisen luettelon pysyvistä vastaavista tase-erittelyihin.

Esimerkki: Yhdistys, jolla vuosittain tuloja ja menoja on noin sata euroa, hankkii verkkokaupasta kannettavan tietokoneen 500 euron hinnalla, joka sisältää arvonlisäveron ja postituskulut. Hankinta on maksettu verkkomaksuna suoraan yhdistyksen pankkitililtä. Tietokoneella arvioidaan olevan käyttöikää useampi vuosi eikä se yhdistyksen talouden koko huomioon ottaen ole vähäarvoinen. Se on siis aktivoitava. Tietokone kuuluu pysyvissä vastaavissa koneiden ja kalustojen erään, joten hankinta kirjataan per Koneet ja kalusto an Pankkitili (500 €).

Esimerkki: Sama yhdistys hankkii toimistotavarakaupasta nitojan 6 euron hintaan. Ostos on maksettu yhdistyksen pankkikortilla. Nitojalla on varsin todennäköisesti useamman vuoden käyttöikä, mutta koska se on arvoltaan vähäinen, sitä ei aktivoida. Nitojaa arvioidaan käytettävän jatkossa enimmäkseen varsinaisessa toiminnassa. Hankinta kirjataan tilikauden kuluksi per Varsinaisen toiminnan kulut an Pankkitili (6 €).

Esimerkki: Yhdistys ostaa myyjäisiä varten kahvia. Ostos on maksettu yhdistyksen pankkikortilla. Kahvi kulutetaan yhdessä päivässä, joten sitä ei aktivoida. Hankinnan arvolla ei ole näin ollen merkitystä. Hankinta kirjataan tilikauden kuluksi per Varainhankinnan kulut an Pankkitili.

Poistot

Pysyviin vastaaviin kirjatut omaisuuden hankintamenot on pääsääntöisesti poistettava tietyssä ajassa. Käytännössä tämä tarkoittaa poistojen kirjaamista vuosittain, yleensä avustavana tilinpäätösvientinä juoksevan kirjanpidon päätyttyä mutta ennen tilinpäätöksen laatimista.

Poistot on hyvä tulee perustaa ennalta laadittuun poistosuunnitelmaan. Siinä kerrotaan jokaiselle pysyviin vastaaviin kuuluvalle hankinnalle poistoaika ja poistotapa. Poistosuunnitelman saa laatia myös omaisuuslajeittain, jos olennaisuusperiaate ja oikean ja riittävän kuvan periaatteet sen sallivat. Poistojen määrää ei saa käyttää tilikauden yli- tai alijäämän kaunisteluun, vaan se pitää laskea ylijäämästä ja alijäämästä riippumatta.

Omaisuuden poistoaika lasketaan vuosissa ja on se aika, jonka kuluessa sen arvioidaan menettävän hyödyllisyytensä yhdistyksen toiminnassa – aika, jonka jälkeen sen korvaaminen uudella todennäköisesti tulisi tarpeeseen. Esimerkiksi tietokone voi olla toimintakuntoinen poistoajan jälkeenkin, mutta sen ei enää voida ennakoida täyttävän tehtäväänsä yhdistyksessä. Jos poistoaikaa ei voi luotettavasti arvioida, se saa olla enintään 10 vuotta.

Poistotavan tulee olla systemaattinen ja sen tulisi periaatteessa kuvata omaisuuden arvioitua kulumista. Yleisesti käytettyjä yksinkertaisia poistotapoja ovat tasapoistot (joka vuosi kirjataan poistoksi alun perin aktivoitu hankintahinta jaettuna vuosissa lasketulla poistoajalla) ja menojäännöspoistot (joka vuosi kirjataan poistoksi tietty prosenttimäärä menojäännöksestä eli vielä poistamatta olevasta aktivoidusta hankintamenosta). Poistotapa pitää valita siten, että poistoajan jälkeen hankintamenosta on jäljellä joko ei mitään tai merkityksettömän pieni osa, enintään ennakoitavissa oleva myyntiarvo poistoajan päättyessä.

Poistojen tekeminen aloitetaan sinä tilikautena, jolloin hankittu hyödyke otetaan käyttöön. Ensimmäisenä vuonna poistossa tulisi periaatteessa ottaa huomioon se, missä vaiheessa vuotta käyttöönotto tapahtui, mutta pienen yhdistyksen tapauksessa tästä voidaan poiketa tekemällä ensimmäisenäkin vuonna täysi poisto, jos olennaisuusperiaate sekä oikean ja riittävän kuvan periaate tästä huolimatta täyttyvät.

Poistokirjaukset tehdään per Poistot an Pysyvät vastaavat. Poistot kuuluvat yhdistyksen tuloslaskelmassa varsinaisen toiminnan kuluihin erikseen ilmoitettavana eränä ja niillä on siksi oltava oma tili. Jos yhdistyksellä on varainhankintaa varten hankittua pysyvää omaisuutta, pitänee tuon omaisuuden poistot kuitenkin kirjata varainhankinnan kuluiksi. Poistokirjauksesta tulee laatia muistiotosite, jossa on selkeästi kerrottu poistomäärään johtanut laskutoimitus ja sen taustalla olevat periaatteet ja johon on merkitty näkyviin sen laatija.

Esimerkki: Yhdistyksen hankkiman kannettavan tietokoneen arvioidaan olevan käyttöönsä soveltuva kaksi vuotta, jonka jälkeen se todennäköisesti joudutaan korvaamaan uudella. Poistoajaksi valitaan siten kaksi vuotta. Yhdistys katsoo tasapoistojen soveltuvan tähän tapaukseen parhaiten. Kannettava tietokone otettiin käyttöön heinäkuussa, ja sen aktivoitu hankintahinta on 500 euroa. Ensimmäisenä vuonna pitäisi ottaa huomioon käyttöönottoajankohta, joten poistoksi tulisi kirjata 125 euroa (eli puolet vuosittaisesta poistosta), mutta yhdistys saa myös (mikäli olennaisuusperiaate sekä oikean ja riittävän kuvan periaate eivät vaarannu) kirjata täydet 250 euron poistot. Toisena vuonna kirjataan tietokoneesta 250 euron poistot. Mikäli ensimmäisenä vuonna kirjattiin 125 euroa poistoja, jää kolmannellekin vuodelle 125 euron poisto. Joka tapauksessa kolmannen vuoden jälkeen kone on täysin poistettu taseesta.

Yhdistys, joka ei ole tehnyt poistosuunnitelmaa silloin, kun laki ei sitä vielä vaatinut, saa jatkaa tuolloin hankitun omaisuuden poistamista ilman suunnitelmaa. Uusille hankinnoille on kuitenkin laadittava poistosuunnitelma.

Poistosuunnitelmien laadintaperiaatteet on syytä esittää tilinpäätöksen liitetiedoissa.

Inventaario

Periaatteessa yhdistyksen tulisi inventoida omaisuutensa tilinpäätöspäivänä. Se tarkoittaa, että yhdistyksen kaikki omaisuus käydään reaalimaailmassa läpi. Pysyvän omaisuuden osalta tarkastetaan, että omaisuus on tallessa ja että se (mikäli poistoaikaa on jäljellä) soveltuu käyttötarkoitukseensa. Vaihto-omaisuus (eli se osa omaisuudesta, jolla on käyttöä vain yhtenä tilikautena) luetteloidaan, ja sen hankintahintaan perustuva arvo lasketaan. Inventoinnissa on hyvä kuitenkin muistaa olennaisuuden sekä oikean ja riittävän kuvan periaatteet; kokonaisuutena vähäarvoiseksi ja yhdistyksen talouden kannalta epäolennaiseksi tiedettyä omaisuutta ei ole syytä inventoida.

Vaihto-omaisuus pitää inventaarion perusteella aktivoida vaihtuviin vastaaviin. Jokaiselle vaihto-omaisuuden lajille lasketaan kirjanpidon osoittaman arvon ja inventaarion osoittaman arvon muutos. Kirjanpidon osoittama arvo täsmäytetään vastaamaan inventaarion osoittamaa arvoa tekemällä asianmukainen kirjaus vaihto-omaisuustilin ja kulutilin välillä. Kulutiliksi kannattaa luoda jokaiselle omaisuuslajille varastomuutos-tili, joka sijoitetaan tuloslaskelmassa omaisuuslajista riippuen joko varsinaisen toiminnan tai varainhankinnan kuluihin. Huomaa, että varastomuutos on siitä harvinainen kulutili, että sillä voi olla negatiivinen saldo.

Esimerkki: Yhdistys harjoittaa pienimuotoista kirjamyyntitoimintaa. Juoksevan kirjanpidon päätyttyä kirjanpidon Kirjamyynnin varasto -tilillä on 120 euron saldo. Inventaario osoittaa kirjojen arvoksi 160 euroa. Koska kyse on varainhankintatoiminnasta, kirjauksen kulutilinä on varainhankinnan kuluihin kuuluva kirjamyynnin varaston muutos -tili. Täsmäytyskirjaus on siten per Kirjamyynnin varasto an Kirjamyynnin varaston muutos (40 €).

Esimerkki: Yhdistys harjoittaa pienimuotoista kirjamyyntitoimintaa. Juoksevan kirjanpidon päätyttyä kirjanpidon Kirjamyynnin varasto -tilillä on 120 euron saldo. Inventaario osoittaa kirjojen arvoksi 60 euroa. Koska kyse on varainhankintatoiminnasta, kirjauksen kulutilinä on varainhankinnan kuluihin kuuluva kirjamyynnin varaston muutos -tili. Täsmäytyskirjaus on siten per Kirjamyynnin varaston muutos an Kirjamyynnin varasto (60 €).

Tuloslaskelman ja taseen raakaversion laatiminen

Mikä tahansa kirjanpito-ohjelma tuottaa nämä laskelmat automaattisesti.

Tase-erittelyiden laatiminen

Tilinpäätöksen tueksi on laadittava erittelyt kaikista taseen eristä oman pääoman eriä lukuunottamatta. Kustakin erästä tulee esittää, mistä se koostuu; esimerkiksi ostovelkojen erittely tarkoittaa luetteloa tilinpäätöspäivänä maksamatta olleista ostoveloista. Pysyvien vastaavien, ja vain niiden, osalta saadaan esittää tilikauden aikana tapahtuneet muutokset.

Tase-erittelyt on päivättävä ja laatijansa allekirjoitettava.

Tase-erittelyt eivät sisälly tilinpäätökseen mutta ne on annettava tilin- tai toiminnantarkastajalle ja säilytettävä asianmukaisesti. Niitä ei kuitenkaan normaalisti tarvitse antaa tilinpäätöksen mukana ulkopuolisten tarkasteltavaksi.

Liitetietojen laatiminen

Valtioneuvoston asetus pien- ja mikroyrityksen tilinpäätöksessä esitettävistä tiedoista määrää, mitä liitetietoja pienen yhdistyksen tilinpäätöksessä tulee mainita. Tavallisesti kyseeseen tulevat seuraavat:

Lisäksi liitetiedoissa tulee esittää eräitä asetuksessa tarkemmin kuvattuja tietoja yhdistyksen lähipiirinsä (mm. hallituksen jäsenet) kanssa tekemistä taloudellisista toimista (mm. lainat) ja taseen ulkopuolisista merkittävistä taloudellisista vastuista.

Tilinpäätöksen kokoaminen

Pienen yhdistyksen tilinpäätös sisältää taseen, tuloslaskelman ja liitetiedot. Mikäli yhdistys on laatinut rahoituslaskelman tai kirjanpitolain tarkoittaman toimintakertomuksen, nekin tulee sisällyttää tilinpäätökseen. Huomaa, että useimpien yhdistysten sääntömääräinen toimintakertomus ei ole kirjanpitolain tarkoittama toimintakertomus eikä sitä siksi oteta tilinpäätöksen osaksi.

Tilinpäätös on syytä laatia tekstinkäsittely- tai taulukkolaskentaohjelmassa siistiksi, yhtenäiseksi esitykseksi. Sen loppuun laitetaan yleensä valmiiksi paikka yhdistyksen hallituksen allekirjoitukselle.

Jos yhdistyksellä on tilintarkastajat, on kohteliasta lisätä allekirjoitustilan alle valmiiksi tilintarkastuslain mukainen tilintarkastajan tilinpäätösmerkintä (esimerkiksi tällainen: “Suoritetusta tilintarkastuksesta on tänään annettu kertomus.” plus paikka päiväykselle ja allekirjoitukselle). Toiminnantarkastajalta ei vaadita tilinpäätösmerkintää eikä sellaista siksi pidä tilinpäätökseen valmiiksi kirjoittaa. Myöskään tilin- tai toiminnantarkastuskertomusta ei pidä laatia tarkastajan puolesta.

Aiemmin tilinpäätös tuli laatia sidotuksi tasekirjaksi. Nykyisin tätä ei enää vaadita.

Tilinpäätöksen allekirjoittaminen

Tilinpäätös on päivättävä ja yhdistyksen hallituksen allekirjoitettava. Käytännössä allekirjoitukset kirjoitetaan tilinpäätösasiakirjaan nille varatulle paikalle. Allekirjoituksen tekee päätösvaltainen hallitus, ja se on suositeltavaa tehdä kokouksessa pöytäkirjaan merkittävänä asiana.

Monissa yhdistyksissä hallitus vaihtuu samalla kun tilikausikin. Pitää huomata, että allekirjoittajan on oltava päätösvaltainen ja toimivaltainen allekirjoitushetkellä, joten tällaisessa yhdistyksessä sen tekee uusi, ei vanha hallitus!

Pysyvän omaisuuden myynti ja muu käytöstä poistaminen

Kun pysyvää omaisuutta myydään, pitää myyntikirjauksessa ottaa huomioon aiemmin tehty aktivointi ja poistot. Ensiksi kirjataan suunnitelman mukainen poisto myyntihetkeen asti, ellei se ole vähämerkityksellinen. Tämän jälkeen jäännösarvo (alun perin aktivoitu hankintameno vähennettynä kirjatuilla poistoilla, johon otetaan lisäksi huomioon mahdolliset aiemmin kirjatut arvonmuutokset) vähennetään myynnistä saadusta tulosta. Näin saatu myyntivoitto tai -tappio kirjataan tuotoksi tai kuluksi. Tuotto- tai kulutili valitaan omaisuuden laadun ja myyntitapahtuman luonteen mukaan varsinaisen toiminnan, varainhankinnan tai sijoitus- ja rahoitustoiminnan tileistä. Yhdistyksen tavanomaisesta toiminnasta poikkeava, kertaluonteinen ja yhdistyksen talouden kannalta olennainen myyntitapahtuma mainitaan lisäksi tuloslaskelman liitetiedoissa.

Pysyvän omaisuuden käytöstä poistaminen muuten kuin myymällä voitaneen kirjata kuten myyntitapahtuma käyttäen myyntihintana nollaa euroa. Kulutilin valinnassa on tällöin otettava huomioon käytöstä poistamisen tapa (roskikseen heittäminen ja lahjoittaminen eivät välttämättä kuulu samalle tilille).

Esimerkki: Yhdistys, jonka tavanomaiset tuotot ja kulut lasketaan kympeissä per vuosi, oli hankkinut tammikuun alussa vuonna 2017 kannettavan tietokoneen 600 eurolla. Sen poistoajaksi päätettiin kolme vuotta ja poistotavaksi tasapoistot. Vuoden 2017 tilinpäätöksessä tietokone aktivoitiin pysyvien vastaavien koneisiin ja kalustoihin ja siitä kirjattiin 200 euron poistot. Tietokone kuitenkin myytiin sen tultua tarpeettomaksi pois 500 eurolla jo 1.3.2018; myyntihinnasta kirjoitettiin lasku. Jäännösarvo 1.1.2018 oli 400 euroa. Koska myyntitapahtuma sattui, kun vuodesta 2018 oli kulunut yksi neljännes, tulee myyntitapahtuman yhteydessä kirjata suunnitelman mukainen poisto 50 euroa. Jäännösarvo myyntihetkellä oli siten 350 euroa. Myyntivoitoksi tulee näin 500 € – 350 € = 150 €. Nämä toteamukset ja laskelmat kirjoitetaan myyntitositteen liitteeksi, ja tapahtuma kirjataan seuraavasti: per Myyntisaamiset 500 € per Poistot 50 € an Varsinaisen toiminnan tuotot 150 € an Koneet ja kalusto 400 €. Koska myyntitapahtuma oli poikkeuksellinen, kertaluonteinen ja olennainen, tapahtuma tulee satunnaiseksi tuloksi kirjauksen vuoksi selostaa tuloslaskelman liitetiedoissa vuoden 2018 tilinpäätöksessä.

Kirjanpitoaineiston säilytys

Tässä käsitellään kirjanpitoaineiston säilytystä 1.1.2016 voimaan tulleen kirjanpitolain muutoksen mukaisesti. Lakia sovelletaan tilikausiin, jotka alkavat 1.1.2016 tai myöhemmin. Lakia voidaan soveltaa myös 1.1.2016 tai sen jälkeen laadittuun aiemman tilikauden tilinpäätökseen. Vanhoja tilikausia koskevat eri säännöt, joihin en tässä puutu.

Säilytettävä aineisto

Säilytettävää kirjanpitoaineistoa lakisääteisine vähimmäissäilytysaikoineen ovat

Kymmenen vuoden säilytysaika lasketaan tilikauden päättymisestä. Kuuden vuoden säilytysaika lasketaan sen vuoden lopusta, jona tilikausi päättyi. Esimerkiksi 31.5.2017 päättyneen tilikauden tositteita on säilytettävä 31.12.2023 asti.

Säilytysajan sisällä:

Paperilla säilyttäminen

Perinteisesti koko kirjanpitoaineisto on laadittu paperimuotoon (viimeistään tulostamalla). Useimmat tositteet lienevät nykyäänkin jo valmiiksi paperilla ja loput on varsin yksinkertaista tulostaa arkistointia varten. Kirjanpidosta arkistoidaan kirjanpito-ohjelman päiväkirja- ja pääkirja-tulosteet.

Yksinkertaisinta on laittaa kaikki kirjanpitoaineisto yhteen mappiin. Mapin selkämykseen on syytä kirjoittaa hyvin selkeästi, mitä se sisältää, sekä mapissa olevan aineiston säilytysvelvollisuuden kesto – esimerkiksi näin:

[YHDISTYS] RY
KIRJANPITOAINEISTO
Tilikausi 31.10.2016–30.9.2017
Tositteet säilytettävä 31.12.2023 asti.
Muu aineisto säilytettävä 30.9.2027 asti.

Mikäli yhdistyksellä on käytettävissään suhteellisen pysyviä toimistotiloja, mapin voi hyvin säilyttää siellä. Muussa tapauksessa aineisto on syytä antaa luotettavan henkilön säilytettäväksi. Yhdistyksen on myös syytä merkitä muistiin, missä menneiden vuosien aineisto on säilössä ja myös huolehtia siitä, että vastuuhenkilöiden vaihtuessa tieto siirtyy eteenpäin. Jos säilytyksestä vastaava henkilö jättää yhdistyksen, on myös säilytettävä aineisto syytä siirtää jonkun nykyaktiivin vastuulle.

Paperiton säilyttäminen

Kirjanpitoaineistoja saa säilyttää koneellisesti (esimerkiksi CD-ROMilla tai pilvipalvelussa). Tällöin tulee huolehtia siitä, että aineistoon on mahdollista päästä käsiksi viipymättä Suomesta käsin koko lakisääteisen säilytysajan. Varmuuskopioinnista on syytä huolehtia ja vanhojen aineistojen toimivuus on syytä tarkastaa koko säilytysajan aika-ajoin.

Jotkin kaupalliset pilvipalveluna toimivat kirjanpito-ohjelmat saattavat tarjota kirjanpitoaineiston säilytyspalvelua. Kannattaa tarkistaa, että palvelua ylläpitävällä yrityksellä on riittävät voimavarat huolehtia säilytyksestä koko kymmenen vuoden ajan sekä varajärjestelmät, joilla säilytys toteutuu vaikka yritys kaatuisikin.

Lopuksi

Tämä kirjoitus perustuu henkilökohtaisessa blogissani vuosina 2012–2016 julkaisemiin kirjoituksiin, mutta se on osittain uudistettu ja päivitetty tätä verkkopalvelua varten. Tärkein asia, jonka jätin tästä pois, oli kirjanpidon käytännön suorittaminen taulukkolaskennalla. En näe sen tekniikan opettamiselle enää nykyään mitään tarvetta, kun toimivia kirjanpito-ohjelmia on saatavilla, mm. Tilitin. Kirjoitan niistä erillisen artikkelin tuonnempana.

Copyright © 2018 Antti-Juhani Kaijanaho. All rights reserved.

Liity tiedotuslistalle!